Werklast inkoop & contractmanagement afdeling
Graag hoor ik jullie mening over de volgende kwestie.
De functie inkoop & contractmanagement is gecombineerd vanuit het oogpunt: je bent verantwoordelijk/betrokken vanaf de tender tot het einde van het contract.
De spend is: +-35 Miljoen, totaal aantal leveranciers: 950, en een keurige 80-20 verdeling bij een private organisatie .
Vraag 1:
Hoe kan je dat het beste verdelen over het team, op waarde?, op leveranciers?, op ABC categorie, op Kraljic of nog een andere optie
Vraag 2:
Met hoeveel personen zou jij dit aanpakken, met de kennis dat Inkoop & Contractmanagement 1 jaar bestaat binnen de organisatie.
Vraag 3:
Kip of Ei, eerst structuur neerzetten en dan invullen of samen met mensen structuur vormen.
eventuele tips in Boeken/literatuur of trainingen zijn als PM zeker welkom. voor koppen koffie ben ik ook bereikbaar.
Alvast enorm bedankt en fijne dagen gewenst.
Rickbert Tjeenk Willink
Jeroen Hulsman
Beste Rickbert, interessante vragen.
Mbt vraag 1: ik zou dit als volgt benaderen: a) stel organisatie en inkoopdoelen vast, b) bepaal welke leveranciers hieraan, en in welke mate, bijdragen, c) stel vast waarop je deze leveranciers wil gaan sturen en wat hiervoor nodig is, d) richt daar je inkoop, contract- en leveranciersmanagement organisatie op in.
Afhankelijk van de specifieke leveranciersrelatie kunnen de activiteiten die je uitvoert uiteraard verschillen. Een kritieke leverancier rechtvaardigt mogelijk meer managementattentie dan een niet-kritieke leverancier. Daarnaast vraagt elk type leveranciersrelatie ook andere hard- en softskills (bv transactionele relatie versus ontwikkelingsgerichte relatie).
Na deze analyse kun je met het team bekijken wat een goede manier is om de activiteiten / leveranciers intern te verdelen, bijvoorbeeld op basis van: kennis van de markt, het product/dienst, de relatie (incl stakeholders), de overeenkomst en bijdrage aan het succes van de organisatie, beschikbare tijd en middelen, de benodigde hard- en softskills om de activiteiten succesvol uit te voeren.
Een indeling op basis van inkoopcategorie wordt veel gebruikt, vanwege bepaalde mate van homogeniteit binnen categorieën.
Jeroen Dorleijn
Ik zou eens kijken naar het msu model en dan inderdaad een jaarplan erop loslaten. kijk wat je belangrijk vindt en daar het team op inrichten…
succes!
Maartje Vermeer
Hi Rickbert,
Altijd een hoofdbreker, de rolduidelijkheid en hoe je dat dan doet!?
Een paar suggesties:
Volg de rolverdeling zoals van toepasssing binnen de bestaande organisatie structuur. Inhoudelijk bij de ontwikkelaars of beleidsvormers, contractmngt bij de CM en de inkoopactiviteoten bij inkoop. Dan kan ieder zijn of haar rol pakken zoals bedoeld. Incl de verantwoordelijkheid die daarbij hoort.
Uiteraard wel te allen tijde samen optrekken en regelmatig overleg plannen voor zolang als nodig is (=contractduur). Wat essentieel is om dit goed te kunnen doen is met voorgenoemd gremium, vooraf multidiscilinair gezamenlijk de rolverdeling en communicatiestrategie bepalen en vaststellen. Zoals wie doet wat waarom en hoe wanneer?
Tip
Heb hierin vooral aandacht voor risico en impact. Zoals borging van continuïteit in de vorm van een buddysysteem, zowel intern als extern (dus de andere kant vd tafel). En een exitstrategie waarin goed opdrachtgeverschap het uitgangspunt is.
Hopelijk kan je hier iets mee?
Hartelijke groet,
Maartje Vermeer