Hallo Lionel,
in de basis doe je bij beiden hetzelfde, voor zover ik weet gaat een inkoopdiagnose nog verder in detail. Daar neem je ook mee wie er inkoopt en op welke manier en volgens welke procedure er is ingekocht. Je hebt dus een kwantitatief deel (spend analyse) en een kwalitatief deel (interviews, processen en procedures). Voor meer info jun je op pianoo.nl kijken, staat veel in over het inkoopproces in zijn geheel.
Groet Chris
In de Nevi 1 opleiding zit de volgende uitleg:
Uitvoeren van een inkoopdiagnose
Een handig instrument om voor een specifieke organisatie te toetsen in hoeverre het inkoopbeleid met succes wordt uitgevoerd en om vast te stellen welke verbeterpunten er zijn, is de inkoopdiagnose.
Door een inkoopdiagnose uit te voeren, kunnen vragen worden beantwoord zoals:
• Hoe ziet het totale inkoopvolume (de spend) eruit?
Wat wordt ingekocht en voor hoeveel geld? Alle leveringen, diensten en werken waar een factuur tegenover staat, zullen in het onderzoek betrokken worden. Er wordt een segmentering in productcategorieën gemaakt.
Waar wordt ingekocht? Dit levert een inventarisatie op van alle leveranciers, dienst-verleners en aannemers.
Voor wie wordt ingekocht? Dit levert een overzicht op van de spend van afdelingen en functies waarvoor is ingekocht of aanbesteed.
• Hoe is inkoop georganiseerd?
Hoe zijn inkooptaken en -verantwoordelijkheden belegd?
Door wie wordt ingekocht? Dit levert een overzicht op van alle afdelingen en functionarissen die zelf inkopen respectievelijk aanbesteden of laten inkopen respectievelijk aanbesteden (door een externe inkoopadviseur) in plaats van dat de inkoopafdeling dit doet.
• Hoe wordt ingekocht?
Dit levert een overzicht op van de soorten aanbestedingsprocedures die worden gevolgd; Europees, nationaal, meervoudig of enkelvoudig onderhands, en volgens welk (eventuele) type procedure, bijvoorbeeld via de openbare procedure of de niet-openbare procedure.
In hoeverre wordt gebruikt gemaakt van vastgestelde inkoopprocedures en van beschikbaar gestelde inkooptools?
Een inkoopdiagnose kan kwantitatief en/of kwalitatief zijn. Kwantitatief wil zeggen: cijfermatig; hoe ziet het totale inkoopvolume eruit? Kwalitatief is beschouwend; hoe is inkoop georganiseerd en hoe wordt ingekocht? De diagnose levert management-informatie op om te kunnen sturen op inkoop. Het kwantitatieve gedeelte betreft meestal het crediteuren-/leveranciersonderzoek. Het kwalitatieve deel kan bestaan uit interviews binnen de verschillende delen van de organisatie en het bestuderen van relevante documenten zoals overzichten, procedures en de opzet van de administratieve organisatie.
De antwoorden op de vragen leveren informatie op over productgroepen, inkoopwaarde, het aantal leveranciers, de hoeveelheid mensen die inkopen in de organisatie, het aantal facturen, enzovoorts. Door deze informatie te analyseren, kunnen er conclusies worden getrokken over de mate van volwassenheid en eventuele verbetermogelijkheden met betrekking tot bijvoorbeeld het leveranciersbeleid, het contractmanagement en de doelmatigheid en rechtmatigheid.
Aangezien iedere organisatie uniek is, zal ook iedere inkoopdiagnose anders zijn. Om ook op lange termijn tot (blijvende) verbeteringen te komen, is het belangrijk dat de inkoop-diagnose regelmatig herhaald wordt, bijvoorbeeld bij de evaluatie van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.