CvAE advies #708: Gaat Commissie van Aanbestedingsexperts te ver door zich te mengen in raming aanbesteder?

In een recent advies #708 werd de raming van een aanbesteder getoetst door de CvAE. Volgens de CvAE zou de raming hoger moeten zijn o.b.v. bestaande/aangeleverde gegevens, ondanks dat de aanbesteder aangaf dat werd verwacht dat de inkoopbehoefte in de komende jaren af zou nemen. Gaat de CvAE hier een grens over door op de stoel van de aanbesteder te zitten en te bepalen wat hij de komende jaren voor de opdracht uit gaat geven? Wat vindt u?

Lees hieronder het artikel dat ik erover schreef:

Realistisch advies Commissie van Aanbestedingsexperts?

Bij het aanbesteden van raamovereenkomsten nemen aanbesteders liever het zekere voor het onzekere: alles om te voorkomen dat de raamovereenkomst eerder dan de toegestane looptijd is ‘opgebruikt’ en er voortijdig opnieuw aanbesteed moet worden. Concreet betekent dat een realistische raming nodig is met wellicht een beetje extra om eventuele onverwachte uitschieters op te vangen. Onlangs kreeg de Commissie van Aanbestedingsexperts (hierna: CvAE) een adviesvraag over een aanbesteding waarbij de leverancier van mening was dat de aanbesteder de waarde van de opdracht te laag geraamd had.

Omvang van de aanbesteding

De aanbesteder had een niet-openbare procedure voor de Interim-Management en Organisatieadvies in de markt gezet. Bij de vorige aanbesteding voor deze inkoop had de aanbesteder een perceel gegund aan de klagende leverancier. Omdat deze leverancier daardoor bekend was met de scope en de omvang van de inkoop, stelde hij dat de aanbesteder een te lage raming had afgegeven, waardoor de aanbesteder de kans zou lopen op een onrechtmatige wezenlijke wijziging in de toekomst. Op basis van de managementrapportages van de huidige raamovereenkomsten over de afgelopen jaren en een prognose voor de komende jaren had de aanbesteder niet tot deze raming kunnen komen.  Daarover had de leverancier eerder al vragen gesteld en een klacht ingediend. Omdat dit niet de gewenste aanpassing opleverde, werd de situatie voorgelegd aan de CvAE.

Plicht van de aanbesteder

De CvAE wijst erop dat de voorwaarden en modaliteiten van de aanbesteding, waaronder ook de maximale waarde van de raamovereenkomst, voldoende duidelijk in de aanbestedingstukken moeten zijn opgenomen. Bij de raming van de waarde van de opdracht – en daarmee ook de bepaling van de maximale waarde – dienen alle voorgenomen opdrachten binnen de scope voor de duur van de gehele overeenkomst te worden meegenomen. De CvAE ziet het als verplichting voor de aanbesteder om een realistische opdrachtwaarde te hanteren. Op die manier kunnen de aanbestedingswetgeving goed worden toegepast én kunnen inschrijvers een goede inschatting maken van de te verwachten werkzaamheden. De vrees voor een onrechtmatige wezenlijke wijziging doet de CvAE als ‘hypothetisch’ en is uiteindelijk niet relevant voor het advies.

Realistische raming?

Raming op basis van een gelijkblijvend historisch volume acht de CvAE in beginsel realistisch, tenzij aan de hand van concrete onderbouwing aannemelijk kan worden gemaakt dat dit niet zo is. Het hebben van een enkele wens, maakt de raming nog niet realistisch. Toetsing door de CvAE vindt plaats aan de hand van de informatie die partijen hebben aangedragen:

·         De onderbouwing van aanbesteder dat eerdere toename van de inkoopbehoefte lag aan omstandigheden als corona en politieke dossiers, geeft volgens de CvAE onvoldoende blijk dat deze toename niet in de toekomst plaats zou kunnen vinden.

·         De stelling dat de aanbesteder wilde  ‘inzetten op het reduceren van de inzet van Interim-Management’ is volgens de CvAE ook onvoldoende concreet onderbouwd.

·         De stelling van de ondernemer dat er sprake is van arbeidskrapte, waarbij concreter onderbouwd is dat de inzet van Interim-Management nodig zal blijven. Daarbij heeft de aanbesteder ook geen maatregelen getroffen die tot reductie van de inkoopbehoefte zouden leiden.

Uit bovenstaande informatie concludeert de CvAE dat het onvoldoende aannemelijk is dat de inkoopbehoefte bij de aanbesteder afneemt. Daarmee is er geen sprake van een realistische raming én is de aanbesteder in de berekening van de opdrachtwaarde niet uitgegaan van alle voor de duur van de raamovereenkomst voorgenomen overheidsopdrachten.
 

Belang van een realistische raming

Wij zien het belang van een realistische raming, want hoe krijg je anders passende offertes?  Daarnaast kan er alleen een goed partnership ontstaan tussen raamcontractanten als alle verwachtingen goed op elkaar zijn afgestemd. En partnership wordt toch vaak gezocht, als er nog zo’n vier jaar samengewerkt gaat worden.

Is dit aan de CvAE?

Waar wij wél twijfels bij hebben is het feit dat de ondernemer - en daarna de CvAE - op de stoel gaat zitten van de aanbesteder. Waarom wordt er zo getwijfeld aan de intenties van de aanbesteder? Wie bepaalt wat ‘realistisch’ is?  In welke mate van detail moet je je plannen met de markt delen? Heeft de aanbesteder er niet vooral zélf heel veel last van als de inkoopbehoefte over 4 jaar gedurende de looptijd toch groter blijkt dan geraamd/de maximale waarde van de raamovereenkomst? Wellicht dat een dergelijk advies gepaster is op het moment dat de raming niet op lijkt te wegen ten opzichte van de inspanning die de leverancier moet doen om een offerte uit te brengen. Dan zou dat eerder zien op een advies over proportionaliteit dan een gebod aan de aanbesteder om meer uit te geven aan een opdracht dan geraamd. Dit advies voelt als een onterechte terechtwijzing en roept nog veel te veel vragen op.