Dag Huib,
Wij werken met een projectteam waar Projectleider (verantwoordelijk voor het project), Materiedeskundigen (verantwoordelijk voor het specificeren van het onderwerp), Inkoper (verantwoordelijk voor het aanbestedingsproces) en soms contractmanager en jurist samenwerken.
Daarnaast heb je te maken met een intern opdrachtgever, die op gezette mijlpaal momenten akkoord dient te verstrekken voordat we verder kunnen.
De wijze van samenwerken loopt erg uiteen, afhankelijk van het onderwerp en van het team. Ik start altijd met een 'kick-off' bijeenkomst met het projectteam. Bij zeer complexe materie zijn we soms meer dan een jaar aan het voorbereiden voordat we iets kunnen publiceren. Dan is samenwerking intensief en worden documenten vaak meerdere keren plenair gereviseerd. Bij relatief simpele aanbestedingen kan het zo zijn dat ieder projectlid zelfstandig de inhoud van de documenten opstelt waar hij/zij verantwoordelijk voor is. Vervolgens nemen we alles één keer door voor publicatie.
De samenstelling van het projectteam, de wijze van samenwerking, de planning en de verdeling van taken definieer ik per aanbesteding in een inkoopstrategie.
Ik hoop dat je hier iets aan hebt, mocht je van gedachten willen wisselen, dan sta ik hier graag voor open.
Mark, dank voor je reactie. Wie is bij de complexe aanbestedingen dan de penvoerder van het bestek? het PvE enz.
Dat hangt af van het onderwerp, maar het zijn altijd de materiedeskundigen die voor de inhoud staan. Uiteindelijk ligt de eindverantwoordelijkheid bij de projectleider, maar het gebeurt regelmatig dat hij/zij zijn rol als projectleider niet pakt en dat een inkoopadviseur dat overneemt, bewust of onbewust.
Voor complexe aanbestedingen van werken wordt bij ons het bestek vaak door een ingenieursbureau opgesteld.
Ik heb een procesplaatje voor onze aanbestedingen (op basis van 'swimminglanes') maar kan dat hier niet uploaden. Als je je mailadres geeft stuur ik het.