Waarom inkopers in Publiek en Privaat zelden uitwisselbaar zijn!.
Kan een goede inkoper in de Private sector ook succesvol zijn in de Publieke sector of omgekeerd? Inkoop is toch inkoop, nietwaar? Zij gaan tenslotte uit van dezelfde inkoop theorieën en gebruiken vrijwel dezelfde tools.
Wat beide inkopers delen is dat hun inkoopactiviteiten zijn gebaseerd op een inkoopbeleid. Wat vindt de organisatie meerjarig belangrijk en waar liggen de prioriteiten voor ontwikkeling. In essentie spreken we altijd van een juiste prijs/kwaliteit verhouding maar je kunt hierbij ook denken aan criteria zoals totale kosten levensduur, duurzaamheid, innovatie, sociale criteria en de ontwikkeling van het leveranciersbestand.
Ook hebben beide inkopers gemeen dat integriteit bovenaan staat in het handelen. Zowel private als publieke organisatie kennen een gedragscode. Naast integriteit van het bedrijf, beschrijft een dergelijke code ook gedrag dat persoonlijke integriteit waarborgt. Inkoopmedewerkers worden hier regelmatig in getraind en op getoetst. Sommige bedrijven gaan nog een stap verder en hebben, gelijk aan die van de publieke sector, specifiek beleid gericht op het stimuleren van eerlijke concurrentie en het voorkomen van omkoping en oneerlijke voordelen. Veelal worden deze gedragscodes opgelegd aan leveranciers en worden deze leveranciers regelmatig op getoetst door middel van audits. De uitkomst van een dergelijke audit kan bepalend zijn voor het wel of niet mogen leveren.
In tegenstelling tot wat wellicht vaak wordt gedacht, kunnen ook de gunningscriteria in Publiek en Privaat overeenkomen. De private sector gunt zeker niet uitsluitend op basis van alleen lage prijs. Internationale spreiding van de aanvoer, de geboden mate van innovatie, het ontwikkelen van meer concurrentie in de leveranciersmarkt en het duurzaam inkopen spelen een grote rol.
Het essentiële verschil tussen beide type inkopers zit in het accent op rechtmatigheid versus doelmatigheid. De inkoper in de publieke sector heeft in het algemeen als doel de voorgeschreven inkoopregels en -procedures nauwkeurig te volgen, terwijl de inkoper in de private sector de regels en procedures sneller aanpast als de markt nieuwe kansen biedt die helpen de beoogde doelen te realiseren. Dit is het directe gevolg van de Europese aanbestedingswetgeving zoals die voor inkoop in de publieke sector van toepassing is. In de publieke sector ontlenen aanbieders hun rechten aan deze aanbestedingswetgeving. Zoals het recht om deel te mogen nemen als zij zichzelf kwalificeren en ook het recht om een voorlopige gunning aan te vechten, eventueel zelfs voor de rechter. Hiermee kunnen zijn levering zelfs afdwingen.
In de private sector bepaalt de inkoper zelf wie wel en wie niet wordt uitgenodigd om mee te doen aan een tender. Het is de bevoegdheid van de inkoper, soms subjectief, aan wie de opdracht wordt gegund. Speelt de inkoper het spel niet correct, dan kan hij zichzelf en de reputatie van het bedrijf schaden en daarmee zijn kansen op goede toekomstige deals verkleinen. Denkt de verkoper echter zijn gelijk via de rechter te halen, dan schaadt deze weer zijn reputatie en dat van zijn bedrijf en daarmee zijn kansen op het verwerven van toekomstige opdracht. In de publieke sector leidt aanvechten later formeel niet tot uitsluiting en kan deze leverancier gewoon weer meedoen aan toekomstige aanbestedingen.
De inkoper in de private sector heeft wat meer vrijheden om een tender zodanig in te richten dat de gestelde doelen kunnen worden gemaximaliseerd. Denk hierbij aan de vrijheid om, afhankelijk van de huidige geografische spreiding van aanvoer, waarbij onderscheid te maken is naar regio of nationaliteit. De lijst van condities en voorwaarden om aan een tender deel te nemen is dan ook geheel aan de professionaliteit van de inkoper en ook tussentijds aan te passen is gewoon nog mogelijk. Overigens, maakt de inkoper het te bont voor de omvang van de tender (proportionaliteit), dan kan het gebeuren dat er geen geïnteresseerden meer zijn wat uiteindelijk het proces kan schaden. Het mechanisme is min of meer zelfregulerend.
Kortom, voor de inkoper in de publieke sector is het belangrijk dat het proces transparant is, de procedures nauwkeurig en foutloos worden gevolgd en het resultaat aantoonbaar aansluit bij alle vooraf gestelde criteria. Een goed inkoopresultaat voor een overheidsinkoper wordt mede beoordeeld aan het verloop van dit proces waarbij de inkoper pas opgelucht is als er geen juridische problemen zijn opgetreden in het proces. Het inkopen is daarmee een juridische activiteit met commerciële randvoorwaarden. Voor de inkoper in de private sector gaat het primair om het realiseren van aantoonbare resultaten, het foutloos verlopen van het proces is daaraan ondergeschikt. Deze inkoper heeft meer vrijheidsgraden en kan zodoende ook makkelijker meebewegen of anticiperen op een veranderende markt.
De inkoper in de private sector is veelal kans gedreven, heeft de vrijheid te schakelen als de markt verandert en heeft de bevoegdheid hiervoor risico’s te nemen. De inkoper in de publieke sector is veelal gericht op het minimaliseren van risico en aansprakelijkheid en zorgt dat alles volgens de regels verloopt en dat ieder proces stap goed is gedocumenteerd.
“Inkoop in de private sector is vooral een commercieel proces met juridische randvoorwaarden terwijl inkoop in de publieke sector vooral een juridisch proces is met commerciële randvoorwaarden”.
In theorie kunnen inkopers uit private en publieke sector ongetwijfeld worden uitgewisseld, echter in de praktijk zien we dit zelden. Het formuleren van inkoopbeleid, het ontwikkelen van een inkoopstrategie en tender tactiek zijn weliswaar op hoofdlijnen vergelijkbaar. De context echter, waarin het inkoop werk wordt uitgevoerd en de verschillen in competenties dat hierin past om succesvol te zijn, is naar onze mening zo verschillend dat het veelal niet te verenigen is in één persoon.
Ambieer je een carrière in inkoop? Denk dus vooraf na in welke omgeving jouw kwaliteiten en gedrag het beste tot hun recht komen.
Hanne Goebel / Marc Brugman
Senior Recruitmentconsultants HRyou
